Comunicazione


Comunicazione e sicurezza

 

La comunicazione ha un ruolo fondamentale nelle relazioni di un’organizzazione per cui si attivano e si gestiscono i rapporti, creando e mantenendo fiducia, esercitando strategie di influenza e condizionamento.

I valori costituiscono le linee guida fondamentali dell’attività organizzativa ed è essenziale che essi siano accettati e adottati da manager e dipendenti nelle pratiche individuali, organizzative e di team.Fondamentale è adottare valori tesi a favorire e realizzare la mission dell’organizzazione (quello che siamo) tendendo verso la direzione della vision della struttura, ovvero quello che vogliamo essere nel prossimo futuro.

Si scelgono alcuni valori rispetto ad altri cercando quelli che maggiormente rispecchiano la cultura e la storia dell’organizzazione, il tipo di lavoro e l’ambiente in cui opera.

È importante che il tutto venga reso chiaro e specificato il più possibile. Definiti i valori è opportuno inserirli nell’attività quotidiana, in modo tale che i manager, i responsabili di linea ed altrisupervisor parlino e colleghino i valori alle principali mansioni progettuali e attività organizzative. È fondamentale, a questo punto, motivare in modo da prendere le decisioni più opportune in base a ciò che conta veramente. Per poter effettuare questa serie di step è necessaria una comunicazione efficace che deve avvenire non solo nei due sensi alto/basso ma anche orizzontalmente, con reciprocità di interazione e feedback.

La comunicazione come processo circolare è certamente quella più efficace e consente il massimo coinvolgimento delle persone.

Le relazioni all’interno dei luoghi di lavoro sono fondamentale, affinché non diventino un ostacolo alla pianificazione e attuazione delle attività da svolgere.

Quando in un ambiente la comunicazione tra interlocutori avviene con le modalità giuste, tutte le persone sono più predisposte ad una migliore collaborazione, sono tutti più disponibili ad ascoltare i propri colleghi, il clima che si respira è quello ideale e il tempo è gestito in maniera proficua, garantendo una maggiore sicurezza sul posto di lavoro.

La capacità di gestire le relazioni è necessaria in ogni contesto da quello familiare a quello sociale e viene definito, secondo la PNL, rapport, cioè un rapporto contraddistinto da armonia, fiducia, comprensione, accordo e affinità. Esso permette uno scambio efficace di pensieri ed idee a 360°.

Comunicando in modo più efficace si può avere un maggiore controllo sulle relazioni e sugli obiettivi.

A volte si crea spontaneamente un buon rapport, in tal caso bisogna mantenerlo e dargli valore. In caso di difficoltà d’interazione si può creare e costruire unrapport tramite strategie di comunicazione.

Questo permette di far pervenire all’interlocutore il proprio punto di vista, di persuaderlo e poterlo condurre verso un cambiamento. Non esiste una comunicazione corretta o sbagliata in assoluto: essa è definita dal risultato che ottiene.

Per comunicare in modo efficace è importante mettere in comune mappe diverse e ampliare l’area condivisa, in modo tale da avere una flessibilità che porta ad una capacità di poter cambiare il proprio comportamento per raggiungere il risultato voluto.In comunicazione è importante uscire dalla propria visione del mondo e adottare quella del proprio interlocutore. Questo è particolarmente utile in terapia, nell’insegnamento, in tutte le professioni in cui è importante entrare nella mappa del mondo dell’altro.

È importante che vi sia una congruenza tra il piano dei contenuti ed il piano di relazione. È da essa che capiamo, finora l’abbiamo invece soltanto intuito, se quello che ci viene detto è vero e convincente. È facile mentire con le parole, ma è pressoché impossibile farlo con il comportamento – esso, infatti, è quasi totalmente frutto dell’inconscio – in caso di incongruenza ci fidiamo maggiormente di quanto dichiara il secondo che non di quanto dicono le prime. Dobbiamo, invece, imparare a farlo rendendocene conto, quindi a prestare la massima attenzione a quanto contiene il piano di relazione, al linguaggio analogico e coglierne la congruenza con quanto viene detto. Oltre il parlare, voluto, che chiamiamo comunicazione verbale, nella realtà si “parla” e si informa anche con il nostro corpo, con i nostri atteggiamenti, con le nostre scelte, usando in tal modo non il tradizionale linguaggio ma un altro che è chiamato paralinguaggio.

La comunicazione è importante perché costituisce lo strumento attraverso il quale i membri di un’organizzazione ottengono e diffondono le informazioni necessarie alla realizzazione delle attività di lavoro, e perché diviene uno strumento di cooperazione e coordinamento. Numerosi studi dimostrano come i Manager utilizzino gran parte del loro tempo di lavoro in attività di comunicazione con individui, sia di pari grado, che collaboratori, ecc.

Tale comunicazione prende la forma di riunioni, telefonate, lettura di relazioni e colloqui, informazioni sulla sicurezza, che sembrano essere l’aspetto dominante nelle organizzazioni. Si raccolgono dati per prendere decisioni e le si comunicano ad altre persone, per cui la comunicazione assume un’importanza chiave. Essa può essere povera, inefficace oppure efficace, a secondo di come il messaggio è stato inviato, ricevuto e reagito.

La comunicazione povera avviene quando il ricevente non comprende il messaggio, perché è stato trasmesso in modo scorretto o perché non ne capisce il significato. In questo caso è l’emittente responsabile di aver inviato un messaggio scorretto o di aver usato un linguaggio che il ricevente non è in grado di capire. Le conseguenze della comunicazione povera possono essere in taluni casi oggetto di umorismo, ma in tanti altri possono innescare situazioni difficili con conseguenze anche gravi.

In situazioni di crisi, quindi la comunicazione deve essere chiara e seguire un semplice schema:

  • COSA SI DEVE FARE
  • COME
  • CHI LO DEVE FARE
  • DOVE
  • QUANDO, ENTRO QUANDO, FINO A QUANDO.

Bisogna inoltre chiarire i provvedimenti:

  • SI STA OPERANDO
  • COMESI DISPONE DI QUALI RISORSE
  • QUALI SONO GLI INTERVENTI IMMEDIATI
  • QUAL È IL PROGRAMMA A BREVE E MEDIO TERMINE.

Non dobbiamo dimenticare che la sicurezza è un gioco di squadra, in cui occorre evitare di avere atteggiamenti valutativi o critici, di dare per scontato alcune informazioni, privilegiando discorsi semplici, definendo gli interventi immediati e facendo domande di verifica della comprensione. Alla base di questi ultimi punti c’è un ascolto attivo  che crea soprattutto un clima di maggiore disponibilità e di stima reciproca.

Per concludere una comunicazione efficace è fondamentale nella gestione di situazioni di crisi e per la sicurezza di chi fa parte di una grande o piccola organizzazione, in quanto essa coinvolge chi ascolta e permette di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Il grande nemico della comunicazione è l’illusione di star comunicando!.